Bien planifier son assemblée générale

L’assemblée générale annuelle constitue un événement majeur au sein d’une copropriété. Elle permet la prise des décisions importantes qui auront un impacte sur la vie et les finances des copropriétaires. Ayant pour mission de s’occuper de la convocation et de la tenue de l'assemblée, le conseil d’administration doit aussi prendre en charge l’exécution des décisions votées. Ainsi, une planification assidue fera toute la différence pour que les décisions prises soient claires et efficaces.

Préparation de l’Assemblée des copropriétaires :

Convocation & l'avis de convocation :

L’assemblée générale se tient au moins une fois par an. Le choix de la date doit être judicieux car cela impactera positivement le taux de participation. Le choix d'une salle spacieuse et climatisée est aussi à considérer. L'avis de convocation quand à lui sera envoyé à tous les copropriétaires au moins 10 jours à l’avance mais pas plus de 45 jours précédant la date de l’assemblée. Ce document doit énoncer la date, l'heure et le lieu, l'ordre du jour et la liste des documents à joindre.

L'ordre du jour :

1. Quorum et ouverture de l’assemblée;
2. Élection des officiers d'assemblée;
3. Lecture de l’ordre du jour;
4. Rapport du conseil d’administration;
5. Présentation des états financiers de l'exercice financier;
6. Présentation du budget prévisionnel pour fins de consultation;
7. Approbation (le cas échéant) des travaux d’amélioration, de transformation ou d’agrandissement des parties communes;
8. Approbation (le cas échéant) de toute modification à la déclaration de copropriété;
9. Approbation (le cas échéant) de tout acte d'acquisition ou d’aliénation immobilière par le syndicat;
10. Élection des administrateurs: a) Lecture des causes d'inhabilité b) Présentation des candidats c) Vote d) Acceptation de leur charge;
11. Sujets divers;
12. Levée de l’assemblée.   

Documents à joindre :

1. L'ordre du jour
2. Le bilan financier
3. L'état des résultats
4. L'état des dettes et créances
5. Le budget prévisionnel
6. Tout projet ou modification à la déclaration de copropriété
7. Une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé ou travaux projetés

Le procès-verbal :

Le procès-verbal des délibérations doit être établi après chaque assemblée. Celui-ci devra être transmis aux copropriétaires et ce, dans les 30 jours suivants l’assemblée. À noter que le procès-verbal ne constitue pas la transcription fidèle de tout ce qui s’est discuté. Il a comme seul objet de divulguer les délibérations et les résultats de chacun des votes. Il s’agit simplement d’un document officiel attestant les conclusions de l’assemblée.

En conclusion: